• Piątek, 18 września 2020

Jak zamawiać artykuły biurowe, które spodobają się odbiorcom?

Trudno liczyć na to, że pracownicy administracji będą wydajni, jeśli nie zadbamy o to, aby regularnie zaopatrywać ich w artykuły biurowe. Zaskoczeniem nie powinno być dla nas jednak również to, że dostarczanie im produktów niskiej jakości, z pewnością nie poprawi ich pracy. Jeśli zatem to na nas spoczywa obowiązek przygotowania zamówienia, powinniśmy wcielić w życie kilka postulatów.

Po pierwsze – dowiedz się, czego potrzeba

Jednym z częściej popełnianych błędów jest zamawianie losowych materiałów biurowych z przekonaniem, że są one dokładnie tym, czego oczekują pracownicy. Takie podejście zwykle powoduje nie zrozumienie, ale irytację. Ta ostatnia jest zresztą uzasadniona. W biurach używa się różnych segregatorów, obowiązują tez zróżnicowane przepisy odnoszące się do znakowania i przechowywania materiałów biurowych. Nie ma, w związku z tym, mowy o tym, aby losowe rozwiązania spełniały oczekiwania.

Na szczęście, mamy do czynienia z błędem, którego można uniknąć. Rozmawianie z każdym pracownikiem administracji o jego potrzebach może być kłopotliwe i czasochłonne. Dlaczego jednak nie zlecić jednej osobie zebrania takich informacji dla nas? Pracownik poproszony o analizę potrzeb działu najprawdopodobniej będzie zadowolony z tego, że ktoś w końcu podjął próbę ich zrozumienia. Można więc liczyć na to, że przygotowana przez niego lista także będzie rzetelna. Nawet, jeśli nie uda się zrealizować jej w całości, można będzie mieć pewność, że zakupione produkty będą dobrze wykorzystane.

Po drugie – nigdy nie rezygnuj z jakości

Jeśli nie pracujemy w administracji i nie mamy na co dzień do czynienia z dokumentami, możemy nie zdawać sobie nawet sprawy z tego, jak duże znaczenie ma jakość artykułów biurowych. Tymczasem okazuje się, że to, czy długopis dobrze leży w dłoni, czy też nie, wpływa na szybkość pracy. Niskiej jakości artykuły szybciej się zużywają, nie ma ich, gdy są potrzebne, a praca z nimi wywołuje irytację. Ich zakup początkowo wydaje się uzasadniony finansowo. Nie mija jednak wiele czasu, a odkrywamy, że nie jest to wcale nic oczywistego. Konieczność zlecenia kolejnej dostawy szybciej niż było to planowane sprawia, że o oszczędnościach nie ma już mowy.

Po trzecie – staraj się kupować wszystko w jednym miejscu

Artykuły biurowe można kupić w sklepie papierniczym, hipermarkecie oraz na aukcji internetowej. Nie jest wcale powiedziane, że wpłynie to negatywnie na ich jakość. Warto pamiętać jednak, że robienie zakupów nie w jednym, ale w kilku miejscach może być kłopotliwe. Zwykle wymaga śledzenia trasy nie jednej, ale kilku przesyłek. Wprowadza też sporo zamieszania, gdy jedne artykuły biurowe sprawdzają się lepiej, inne zaś gorzej. Warto pamiętać także o tym, że zakup w jednym miejscu – zwłaszcza w hurtowni papierniczej – może pociągać za sobą dodatkowe korzyści. Pozwala na spore oszczędności, a jednocześnie daje szansę na szczególne traktowanie. Wierni klienci są przecież szczególnie mile widziani. Wiążąc się z jednym dostawcą można też sugerować mu, jakie rozwiązania w szczególny sposób przydałyby się nam.